La declaración responsable es el documento mediante el cual el licitador manifiesta, bajo su responsabilidad, que cumple los requisitos exigidos para participar en un procedimiento de contratación pública: no estar incurso en prohibiciones de contratar, cumplir las condiciones de aptitud y solvencia requeridas, y hallarse al corriente en el cumplimiento de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social. Su función es simplificar la carga documental en la fase de presentación de ofertas, trasladando la acreditación formal de estos extremos a un momento posterior, cuando la adjudicación ya es inminente.

La LCSP regula esta figura en el artículo 140, como parte del régimen de presentación de documentación en los procedimientos de contratación. Su utilización permite que los licitadores no tengan que aportar desde el primer momento certificados, escrituras de constitución o registros acreditativos, documentos que en muchos casos generan carga administrativa y costes innecesarios para empresas que no resultan adjudicatarias. La declaración actúa, por tanto, como una garantía provisional basada en la buena fe del declarante, con consecuencias jurídicas significativas en caso de falsedad.

Qué es la declaración responsable y su base legal

La declaración responsable en contratación pública es un documento firmado por el representante legal de la empresa en el que se afirma que se cumplen determinadas condiciones exigidas por el pliego o por la LCSP para participar en el procedimiento. No es una certificación expedida por un organismo público, sino una manifestación unilateral del licitador, cuya veracidad queda sujeta a su responsabilidad y puede ser verificada por la administración en cualquier momento durante el procedimiento.

Su base legal principal está en el artículo 140 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público (LCSP), que permite que los licitadores presenten una declaración responsable como sustitución provisional de los documentos acreditativos de aptitud para contratar. Este artículo establece también el momento en que el adjudicatario propuesto debe acreditar documentalmente los extremos declarados, y las consecuencias de que la acreditación no se produzca o resulte falsa.

La declaración responsable puede tomar la forma de un documento propio del órgano de contratación, adaptado al contrato concreto, o la forma del Documento Europeo Único de Contratación (DEUC), regulado en el artículo 141 de la LCSP. Ambas modalidades tienen la misma función y los mismos efectos jurídicos, aunque el DEUC responde a un formato estandarizado de la Unión Europea y su uso es obligatorio en determinados contratos, como se detalla más adelante.

Qué debe declarar el licitador

Ausencia de prohibiciones de contratar

El primer bloque de contenido de toda declaración responsable es la manifestación de que la empresa no está incursa en ninguna de las prohibiciones de contratar previstas en el artículo 71 de la LCSP. Estas prohibiciones incluyen, entre otras, haber sido condenado por delitos de corrupción, tráfico de influencias, blanqueo de capitales o financiación del terrorismo; haber sido sancionado con carácter firme por infracción grave en materia tributaria, de seguridad social o de medio ambiente; estar en situación de concurso de acreedores sin haber obtenido la correspondiente autorización judicial; y no hallarse al corriente en el pago de obligaciones tributarias o con la Seguridad Social.

Esta declaración no se limita a la persona jurídica licitadora: debe extenderse, en los términos del artículo 71.1 de la LCSP, a los administradores y representantes legales de la empresa cuando se trate de personas jurídicas. La falsedad en esta declaración tiene consecuencias graves: además de la exclusión del procedimiento, puede dar lugar a la imposición de la prohibición de contratar, conforme al artículo 72 de la LCSP, y a responsabilidad penal si la falsedad constituye delito.

Aptitud para contratar y solvencia

El segundo bloque comprende la declaración de que la empresa reúne los requisitos de aptitud para contratar: tener personalidad jurídica y capacidad de obrar, no estar disuelta ni en proceso de liquidación, estar inscrita en los registros profesionales o comerciales que correspondan según su forma jurídica, y disponer de la habilitación empresarial o profesional exigida por el pliego para ejecutar la prestación.

Junto con la aptitud, la declaración responsable debe acreditar provisionalmente que la empresa cumple los requisitos de solvencia económica, financiera, técnica y profesional establecidos en el pliego. Esta declaración provisional no sustituye definitivamente a los medios de acreditación que el adjudicatario deberá presentar tras la propuesta de adjudicación, pero permite al licitador participar en el procedimiento sin aportar desde el primer momento toda la documentación justificativa. El órgano de contratación puede verificar en cualquier momento la veracidad de lo declarado, y puede solicitar que se aporten los justificantes antes de la adjudicación si existen dudas fundadas.

El DEUC como forma estandarizada de declaración responsable

El Documento Europeo Único de Contratación (DEUC) es el formulario estandarizado previsto en el Reglamento de Ejecución (UE) 2016/7 de la Comisión, de 5 de enero de 2016, que establece el formulario normalizado del DEUC. Cumple la misma función que la declaración responsable nacional, pero con un formato armonizado a nivel europeo que facilita la participación de empresas en procedimientos de distintos Estados miembros. La LCSP lo incorpora en el artículo 141 como modalidad de declaración responsable.

Su uso es especialmente relevante en contratos que superan los umbrales de regulación armonizada (SARA), donde la participación de empresas de otros Estados miembros de la UE es más probable. No obstante, muchas administraciones españolas lo admiten o exigen también en contratos por debajo de esos umbrales, por lo que el licitador debe verificar en cada pliego qué modelo de declaración se requiere. El DEUC se cumplimenta a través del servicio electrónico oficial de la Comisión Europea, disponible en línea y en todos los idiomas oficiales de la UE.

La diferencia práctica más relevante entre el DEUC y un modelo de declaración responsable propio del órgano de contratación es que el DEUC está estructurado en partes predefinidas que abarcan sistemáticamente todos los motivos de exclusión y criterios de selección. Esto reduce el riesgo de que el licitador omita algún extremo relevante, pero también exige conocer bien la estructura del formulario para cumplimentarlo de forma correcta, especialmente en las secciones relativas a los criterios de selección y a la información sobre los subcontratistas o entidades en cuya capacidad se basa el licitador.

Cuándo se presenta y cuándo se acredita documentalmente

La declaración responsable se presenta junto con la oferta, en el sobre o apartado documental que el pliego destine a la documentación administrativa. En los procedimientos abiertos, forma parte del sobre A o equivalente; en los procedimientos con fases separadas, se presenta en la solicitud de participación. Su presentación es una condición de participación: sin declaración responsable válida, la oferta no puede ser admitida a trámite.

La acreditación documental de los extremos declarados se produce en un momento posterior, únicamente para el adjudicatario propuesto. Conforme al artículo 150.2 de la LCSP, el licitador que haya presentado la oferta económicamente más ventajosa dispone de un plazo, fijado por el órgano de contratación y no inferior a diez días hábiles, para aportar los documentos justificativos de lo declarado: certificados de la Agencia Tributaria y de la Tesorería General de la Seguridad Social, escrituras de constitución y poderes, y cualesquiera otros medios de acreditación de la solvencia requeridos en el pliego. Si el adjudicatario propuesto no aporta esta documentación en plazo, o si se acredita que la declaración contenía datos falsos, se le tendrá por desistido de su oferta, con pérdida de la garantía provisional si la hubiere, y se procederá a formular nueva propuesta de adjudicación.

Tendios permite monitorizar el estado de las licitaciones en las que una empresa participa, lo que facilita la gestión de los plazos de acreditación documental una vez que se produce la propuesta de adjudicación, evitando incumplimientos por falta de seguimiento del expediente.

Errores más comunes al cumplimentar la declaración responsable

Uno de los errores más frecuentes en la práctica es presentar una declaración responsable que no está firmada electrónicamente por quien tiene poder suficiente para representar a la empresa en el procedimiento de contratación. La firma debe ser válida conforme a la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza, y corresponder a un representante con poder suficiente para obligar a la empresa. Una declaración firmada por una persona sin la representación acreditada puede ser considerada defectuosa, aunque en muchos casos el órgano de contratación concede un plazo de subsanación.

Otro error habitual es declarar el cumplimiento de requisitos de solvencia que en realidad no se cumplen en los términos exigidos por el pliego, confiando en que la verificación posterior no se producirá o en que los documentos podrán obtenerse antes de que se soliciten. Esta práctica entraña riesgos jurídicos significativos: si la administración verifica los datos durante el procedimiento y detecta la inexactitud, puede excluir al licitador e incoar el procedimiento para imponer la prohibición de contratar. En procesos reales de licitación, la revisión cuidadosa de que todos los extremos declarados son verídicos y documentalmente acreditables es tan importante como la preparación de la oferta técnica y económica.

Una tercera fuente de problemas es la utilización de modelos de declaración responsable de procedimientos anteriores, sin adaptarlos al contrato concreto. Cada pliego puede incluir requisitos específicos que deben ser declarados expresamente, y un modelo genérico puede omitir alguna de las manifestaciones exigidas. La lectura completa del pliego antes de cumplimentar la declaración es, por tanto, imprescindible. Herramientas como las que ofrece Tendios para el análisis de pliegos permiten identificar rápidamente qué requisitos de aptitud y solvencia exige cada contrato antes de comenzar la preparación documental.

Preguntas frecuentes sobre la declaración responsable en licitaciones

¿Es obligatorio utilizar el DEUC en todos los procedimientos?

No. El DEUC es obligatorio cuando el órgano de contratación lo exige expresamente en el pliego. En contratos que superen los umbrales SARA es más frecuente su exigencia, pero en contratos de menor cuantía la administración puede optar por un modelo propio de declaración responsable. El pliego especifica en cada caso qué modalidad debe utilizarse.

¿Puede presentarse la declaración responsable en papel?

En los procedimientos de contratación sujetos a la LCSP, la presentación de ofertas es electrónica con carácter general, conforme a los artículos 159 y siguientes de la LCSP y a la disposición adicional decimoquinta. La declaración responsable debe por tanto presentarse en formato electrónico con firma digital válida, salvo en los supuestos excepcionales en que el pliego admita la presentación en papel.

¿Qué ocurre si la declaración responsable contiene datos falsos?

La falsedad en la declaración responsable puede dar lugar a la exclusión del licitador del procedimiento, a la resolución del contrato si ya se había formalizado, a la pérdida de la garantía provisional si la hubiere, y a la incoación del expediente para imponer la prohibición de contratar prevista en el artículo 71.1.j) de la LCSP. En los casos más graves, la falsedad documental puede constituir delito tipificado en el Código Penal.

¿Debe el licitador declarar también sobre los subcontratistas en el DEUC?

Cuando el licitador tiene previsto subcontratar parte de la prestación y el pliego exige declaración al respecto, debe incluir la información sobre los subcontratistas en la parte correspondiente del DEUC. Si el licitador se basa en la solvencia de terceras entidades para cumplir los requisitos de selección, estas entidades también deben presentar su propio DEUC acreditando que no están incursas en prohibiciones de contratar.

¿Puede subsanarse una declaración responsable defectuosa?

Con carácter general, sí, siempre que el defecto no afecte al contenido esencial de la declaración. El artículo 141.2 de la LCSP prevé la posibilidad de que el órgano de contratación conceda un plazo de subsanación para corregir defectos formales. No son subsanables, sin embargo, las omisiones que afecten a extremos sustanciales o la ausencia total de declaración en el plazo de presentación de ofertas.

Conclusiones sobre la declaración responsable en contratación pública

La declaración responsable es una herramienta de simplificación administrativa que beneficia tanto a los licitadores como a la administración: reduce la carga documental en la fase inicial del procedimiento y permite concentrar el esfuerzo de acreditación en el momento en que resulta realmente necesario, esto es, cuando la adjudicación es inminente. Su correcta cumplimentación, sin embargo, exige conocer con precisión qué se está declarando, verificar que todos los extremos son verídicos y acreditables, y adaptar el documento a los requisitos concretos de cada pliego.

Los errores en la declaración responsable tienen consecuencias que van más allá de la exclusión puntual de un procedimiento: una declaración falsa puede acarrear la imposición de una prohibición de contratar que impida a la empresa participar en licitaciones públicas durante un periodo prolongado. La rigor y la atención al detalle en esta fase documental son, por tanto, tan importantes como la calidad técnica y económica de la oferta presentada.