En el proceso de contratación pública coexisten figuras con nombres parecidos que designan realidades jurídicas distintas. Una empresa licitadora es aquella que ha presentado una oferta en un procedimiento de licitación y cuya propuesta está siendo evaluada por el órgano de contratación. Una empresa adjudicataria es la que ha sido seleccionada como ganadora y sobre la que va a recaer el contrato. La distinción no es solo terminológica: define con precisión en qué fase del procedimiento se encuentra la empresa y qué derechos y obligaciones le son aplicables en cada momento.

Esta diferencia importa en la práctica porque muchas empresas, especialmente las que se inician en la contratación pública, confunden la notificación de la propuesta de adjudicación con la adjudicación definitiva, o la adjudicación con la formalización del contrato. Cada uno de esos momentos tiene su propio régimen jurídico conforme a la Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público (LCSP), y cada uno activa obligaciones distintas. Conocer esa secuencia con precisión evita errores que pueden costar la pérdida del contrato tras haberlo ganado.

Qué es una empresa licitadora y cuáles son sus derechos

La empresa licitadora, denominada también licitante en algunos textos legales y doctrinales, es el operador económico que ha presentado una oferta dentro de un procedimiento de contratación pública. Desde el momento de la presentación de la oferta hasta la notificación de la adjudicación, la empresa se encuentra en situación de licitadora. Durante esa fase, la empresa tiene derechos reconocidos: el derecho a que su oferta sea evaluada conforme a los criterios del pliego, el derecho a ser notificada de las decisiones que le afecten y el derecho a interponer recurso especial frente a actos de exclusión o contra la resolución de adjudicación.

La condición de licitadora implica también obligaciones propias de esa fase. La empresa debe mantener la validez de su oferta durante el plazo de validez establecido en el pliego, que en la LCSP no puede ser inferior al tiempo necesario para que el órgano de contratación adopte la decisión de adjudicación. Si la empresa retira su oferta durante ese plazo sin causa justificada, puede perder la garantía provisional si el pliego la hubiera exigido, aunque la LCSP ha reducido la obligatoriedad de esta garantía con carácter general. La empresa licitadora que es excluida del procedimiento tiene derecho a solicitar motivación de la decisión y a impugnarla en el plazo establecido para el recurso especial, que con carácter general es de quince días hábiles conforme al artículo 50.1 LCSP.

El momento en que la empresa pasa a ser adjudicataria

La transición de la condición de licitadora a adjudicataria se produce con la resolución de adjudicación dictada por el órgano de contratación, que debe ser motivada y notificada a todos los licitadores. Sin embargo, esta resolución no es el primer paso del proceso de selección: antes de ella, el órgano de contratación puede publicar una propuesta de adjudicación elaborada por la mesa de contratación, que identifica al licitador con la oferta económicamente más ventajosa pero no tiene todavía carácter vinculante.

Entre la propuesta de adjudicación y la resolución definitiva, el artículo 150.2 LCSP establece un plazo de diez días hábiles durante el cual el licitador propuesto debe acreditar que cumple los requisitos previos que declaró en la fase de presentación de ofertas. Es en ese momento cuando la empresa deja de ser licitadora en sentido estricto y empieza a asumir las obligaciones del adjudicatario, aunque el contrato todavía no está formalizado.

Obligaciones del adjudicatario antes de la formalización del contrato

El periodo entre la resolución de adjudicación y la formalización del contrato es uno de los más críticos y menos conocidos por las empresas que se inician en la licitación. Durante ese periodo, el adjudicatario debe cumplir una serie de obligaciones documentales y económicas que condicionan su capacidad de formalizar el contrato. Si no las cumple en plazo, el órgano de contratación puede dejar sin efecto la adjudicación y pasar al siguiente licitador de la clasificación.

La primera obligación es la acreditación documental. El adjudicatario debe aportar al órgano de contratación la documentación que acredita que cumple los requisitos de aptitud y solvencia que declaró mediante declaración responsable o DEUC en la fase de presentación de ofertas. Esta documentación incluye, con carácter general, los certificados de estar al corriente de pago con la Agencia Tributaria y con la Seguridad Social, los documentos que acreditan la personalidad jurídica y la representación, y los que acreditan la solvencia económica y técnica conforme a los medios exigidos en el pliego. El plazo para aportar esta documentación es de diez días hábiles desde la notificación de la propuesta de adjudicación, conforme al artículo 150.2 LCSP.

La garantía definitiva: constitución y plazo

La segunda obligación de mayor relevancia práctica es la constitución de la garantía definitiva. El artículo 107 LCSP fija el importe de la garantía definitiva en el 5% del precio de adjudicación del contrato (IVA excluido) como regla general, aunque el pliego puede elevar ese porcentaje hasta el 10% en contratos con elevado riesgo de incumplimiento. La garantía puede constituirse en efectivo, mediante aval bancario, mediante seguro de caución o mediante retención en el precio, y debe depositarse en la Caja General de Depósitos o en el órgano equivalente de la comunidad autónoma.

El plazo para constituir la garantía definitiva es de quince días hábiles desde la notificación de la adjudicación, conforme al artículo 108.2 LCSP, plazo distinto e independiente del plazo de diez días hábiles para la aportación de documentación. Superar ese plazo sin haber constituido la garantía puede dar lugar a que la adjudicación quede sin efecto y se adjudique el contrato al siguiente licitador de la clasificación, con pérdida de cualquier expectativa de formalizar el contrato. El artículo sobre garantías en contratación pública explica con detalle los tipos de garantías, sus formas de constitución y los plazos aplicables.

La formalización del contrato y sus efectos jurídicos

La formalización del contrato es el acto mediante el cual el órgano de contratación y el adjudicatario suscriben el documento contractual que da vida jurídica al contrato. La empresa pasa en ese momento a ostentar la condición de contratista y quedan activadas todas las obligaciones de ejecución derivadas del pliego y del contrato formalizado. Antes de la formalización, aunque exista resolución de adjudicación, el contrato no puede ejecutarse ni la empresa puede iniciar ninguna prestación.

El artículo 153 de la LCSP regula el plazo máximo para la formalización: los contratos que no estén sujetos a regulación armonizada deben formalizarse en un plazo no superior a quince días hábiles desde la notificación de la adjudicación. Para los contratos sujetos a regulación armonizada, existe un plazo de suspensión obligatoria de al menos quince días hábiles desde el envío de la notificación de la adjudicación a todos los licitadores y candidatos, destinado a permitir la interposición de recursos antes de la formalización. Si el contrato se formaliza antes de que expire ese plazo de suspensión, la formalización puede ser declarada nula.

Consecuencias de no formalizar el contrato en plazo

Si el adjudicatario no formaliza el contrato en el plazo establecido por causas imputables a él, el órgano de contratación puede exigirle el importe de la garantía definitiva como penalización, adjudicar el contrato al siguiente licitador de la clasificación y reclamar los daños y perjuicios que la demora haya causado a la administración. Esta consecuencia, regulada en el artículo 153.4 LCSP, tiene un efecto disuasorio real: ninguna empresa con vocación de operar en el mercado público puede permitirse incurrir en ella.

En la práctica, los problemas de formalización más habituales se producen cuando el adjudicatario no tiene preparada la documentación con antelación suficiente, cuando la constitución de la garantía se retrasa por problemas bancarios o de tesorería, o cuando la empresa no ha verificado previamente que cumple todos los requisitos documentales declarados en el DEUC. La mejor forma de evitar estos problemas es anticipar la preparación de toda esa documentación antes de que se produzca la adjudicación. Tendios facilita el seguimiento del estado de los procedimientos en curso, de forma que los equipos de licitación pueden anticipar cuándo es previsible la notificación de la adjudicación y preparar la documentación con margen suficiente.

Las obligaciones del contratista durante la ejecución

Una vez formalizado el contrato, la empresa adjudicataria se convierte en contratista y asume todas las obligaciones de ejecución derivadas de los pliegos, del propio contrato y de la normativa aplicable. Las más relevantes son la ejecución de la prestación en los plazos y condiciones pactados, el cumplimiento de las condiciones especiales de ejecución incluidas en el pliego, el mantenimiento de la solvencia y de las certificaciones acreditadas durante la licitación, y la obligación de facilitar la supervisión del responsable del contrato designado por el órgano de contratación.

Una distinción importante que la LCSP establece es que las obligaciones del contratista durante la ejecución son diferentes de las que tenía como licitador. Como licitador, la empresa podía acreditar su solvencia mediante medios externos (integración de solvencia con terceras empresas) conforme al artículo 75 LCSP. Como contratista, las obligaciones de ejecución son propias e indelegables en lo que constituye el núcleo esencial del contrato, aunque pueda subcontratar determinadas partes de la prestación dentro de los límites establecidos en el artículo 215 LCSP. El artículo sobre subcontratación en licitaciones públicas desarrolla los límites y condiciones de esa subcontratación.

Las penalidades y la resolución del contrato

El incumplimiento de las obligaciones del contratista activa el régimen de penalidades establecido en el artículo 192 LCSP. Las penalidades por demora se calculan sobre el precio del contrato a un tipo fijo por día de retraso, y las penalidades por incumplimiento de condiciones especiales de ejecución pueden establecerse libremente en el pliego dentro de los límites de la ley. La acumulación de penalidades puede llegar a suponer la resolución del contrato si alcanzan el 5% del precio del contrato conforme al artículo 211.1.f LCSP.

La resolución del contrato por causas imputables al contratista tiene efectos más graves que las penalidades: conlleva la pérdida de la garantía definitiva, la posibilidad de incurrir en prohibición de contratar conforme al artículo 71.2.c LCSP y la eventual reclamación de daños y perjuicios por el exceso de coste de la nueva adjudicación. Para las empresas que operan en el mercado público de forma continuada, la prohibición de contratar supone una sanción que puede afectar a toda su actividad comercial con la administración durante un periodo de hasta tres años. El artículo sobre prohibiciones de contratar explica el régimen completo y cómo evitar incurrir en ellas.

Cómo afecta la distinción al análisis de adjudicaciones

Más allá del plano estrictamente jurídico, la distinción entre empresa licitadora y empresa adjudicataria tiene implicaciones para el análisis del mercado. Los datos que publica la Plataforma de Contratación del Sector Público incluyen tanto los anuncios de licitación (que identifican a los licitadores que presentaron oferta) como los anuncios de adjudicación y formalización (que identifican al adjudicatario, el precio final y, en muchos casos, el número de ofertas recibidas).

El análisis sistemático de esos datos permite a las empresas que licitan construir una imagen precisa del comportamiento del mercado: quiénes son sus competidores habituales en cada categoría de contrato, con qué precios suelen ganar, cuántas empresas compiten en procedimientos similares y cuál es la tasa de éxito media. Tendios centraliza ese análisis mediante su módulo de inteligencia de mercado, cruzando datos de licitaciones publicadas con datos de adjudicaciones formalizadas para dar a los equipos de licitación una visión completa del ciclo, desde la identificación de la oportunidad hasta la adjudicación final.

Preguntas frecuentes sobre empresa licitadora y adjudicataria

¿Cuál es la diferencia exacta entre licitador, adjudicatario y contratista?

El licitador es la empresa que ha presentado una oferta en un procedimiento de contratación pública. El adjudicatario es el licitador seleccionado mediante resolución de adjudicación, pero cuyo contrato todavía no ha sido formalizado. El contratista es la empresa que ya ha formalizado el contrato con el órgano de contratación y está obligada a ejecutar la prestación. Estos tres momentos corresponden a fases sucesivas del procedimiento y cada uno lleva aparejado un régimen jurídico diferente.

¿Puede una empresa perder el contrato después de haber sido adjudicataria?

Sí. Si el adjudicatario no aporta la documentación acreditativa en el plazo de diez días hábiles del artículo 150.2 LCSP, no constituye la garantía definitiva en el plazo del artículo 108.2 LCSP, o no formaliza el contrato en el tiempo establecido por causas a él imputables, el órgano de contratación puede dejar sin efecto la adjudicación y adjudicar el contrato al siguiente licitador de la clasificación. Esta situación conlleva además la pérdida de la garantía provisional si la hubiera y puede implicar responsabilidad por los daños causados.

¿Qué documentos debe aportar el adjudicatario antes de la formalización?

Con carácter general, el adjudicatario debe aportar: certificado de estar al corriente con la Agencia Tributaria, certificado de estar al corriente con la Seguridad Social, documentos que acrediten la personalidad jurídica y la representación, y los documentos que acrediten la solvencia económica y técnica exigida en el pliego. Si el adjudicatario presentó el DEUC en lugar de documentación completa, este es el momento en que debe sustituirlo por la acreditación documental real. Los pliegos pueden exigir documentación adicional específica para el contrato concreto.

¿Qué es el plazo de suspensión en los contratos SARA?

El plazo de suspensión, regulado en el artículo 155 LCSP, es el periodo mínimo de quince días hábiles que debe transcurrir entre la notificación de la adjudicación a todos los licitadores y la formalización del contrato en los contratos sujetos a regulación armonizada (SARA). Su finalidad es permitir la interposición de recursos especiales antes de que el contrato se formalice y entre en ejecución. Si el contrato se formaliza antes de que expire ese plazo, la formalización puede ser declarada nula de pleno derecho.

Conclusiones sobre empresa licitadora y empresa adjudicataria

La distinción entre empresa licitadora y empresa adjudicataria no es un tecnicismo legal sin consecuencias prácticas. Define con exactitud qué derechos y obligaciones corresponden a cada empresa en cada fase del procedimiento, y qué actos tienen efecto jurídico vinculante. Confundir la propuesta de adjudicación con la adjudicación definitiva, o esta con la formalización del contrato, puede llevar a decisiones erróneas que comprometan el resultado de un procedimiento ya ganado.

Para las empresas que licitan de forma continuada, entender esa secuencia con rigor es una inversión en seguridad jurídica: saber qué documentación preparar, cuándo constituir la garantía y qué plazos no pueden incumplirse sin consecuencias graves convierte un proceso aparentemente administrativo en una gestión predecible y controlable. Perder un contrato en la fase de formalización, después de haber invertido recursos en ganar la licitación, es uno de los errores más costosos y más evitables del mercado público.